高效的會議是解決問題的，而不是給你來浪費(fèi)的！
添加時間：2018-01-30 10:20:11
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當(dāng)我們確定了決策方向，就需要開會討論可執(zhí)行的方案了，一場有效果的頭腦風(fēng)暴能夠使思想火花四濺，使團(tuán)隊成員們能夠掌握清晰的工作計劃和明確的方向，推進(jìn)決策的執(zhí)行。但一場平庸的會議著實浪費(fèi)時間，成員們也就很難想出絕佳的點子，而會前做好準(zhǔn)備能夠讓一場頭腦風(fēng)暴發(fā)揮其應(yīng)有的作用。下面總結(jié)導(dǎo)致會議失敗的四種情況，避免這些錯誤能讓你更好地組織一場會議。
一、缺乏規(guī)劃
成功的會議都不是偶然發(fā)生的，它們都是前期精心策劃的結(jié)果。會議前一定要明確定義所有的目標(biāo)以及創(chuàng)建一個詳細(xì)的議程。可以適當(dāng)安排自發(fā)討論的空間，但要確保有一個整體的會議議程，這將有助于確保實現(xiàn)你的會議目標(biāo)。
接下來，花時間考慮一些基本的組織工作，如座位安排、電源插座和PPT講義等補(bǔ)充材料；提前幾天讓會議發(fā)言者提供內(nèi)容大綱，既可以讓你根據(jù)內(nèi)容調(diào)整內(nèi)容，也可以避免出現(xiàn)太意料之外的事情。制定一個會議經(jīng)常需要使用的項目清單，并在每次會議之前進(jìn)行檢查。
二、沒有指定的會議主導(dǎo)者
如果沒有一個主導(dǎo)會議的負(fù)責(zé)人，會議內(nèi)容很容易跑偏，浪費(fèi)時間。指定一名會議的主導(dǎo)者，可以讓會議沿著設(shè)立的明確方向進(jìn)行，減少無關(guān)話題的討論，促進(jìn)積極的討論和安排后續(xù)活動。
三、未能預(yù)料會議爭端
在會議上經(jīng)常會討論一些有爭議的話題，為了避免潛在不愉快的反應(yīng)，可以在會前讓團(tuán)隊中最直言不諱或最有影響力的成員舉行一些一對一交流，以此評估真正會議時可能的出現(xiàn)的狀況。無論你是否處于同一情況下，你都能更好地預(yù)測和準(zhǔn)備問題和意見，以防止被打個措手不及。
四、沒有后續(xù)行動
如果沒有人做會議記錄和概述后續(xù)任務(wù)，那么會議開的再成功也將毫無價值。因此，應(yīng)該安排一位會議記錄員，讓他在會議結(jié)束后向所有參會者發(fā)送電子郵件概述會議總結(jié)。同時，會議主導(dǎo)者也應(yīng)該在會議中記下會后需要完成的任務(wù)，并在結(jié)束時將任務(wù)具體分配好和設(shè)定完成的截止日期。
