往往面試邀約的郵件影響著候選人是否會來面試，郵件寫得過度繁雜或者寫得過度簡短，都不可以。
HR都知道“在職場中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間”這個道理，面對候選人的時候，更要如此！
只把有價值的信息提供給候選人，不會讓候選人看多了心煩，也不會讓候選人看的東西太少不懂。
1.關于主題
主題是候選人了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。
⑴一定不要空白標題，這是最失禮的；
⑵標題要簡短，不宜冗長，不要讓標題用“…”才能顯示完你的標題；
⑶標題要能反映招聘信息和公司名稱，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”；
⑷一封信只針對“面試邀約”的主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理；
⑸可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“！”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
2.關于稱呼與問候
⑴恰當地稱呼候選人，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼候選人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應。
注意！即使你需要給幾個候選人發邀約，也不要在稱呼上只寫“您好”，而是應該逐個逐個寫好該候選人的名字。
⑵E-mail開頭結尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”；；結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的。即便郵件中有些地方不妥，候選人也能平靜的看待。
3.關于正文
⑴郵件的正文要簡明扼要，行文通順
正文應簡明扼要的說清楚面試邀約這件事情，當然了，對于招聘的要求也可以寫上去。
如果招聘要求的內容確實很多，可以在下面分點簡單描述；
正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。
最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。
⑵注意郵件的書寫語氣
根據候選人的簡歷信息，可以選擇恰當的語氣進行書寫，以免過度嚴肅或者過度幽默，引起候選人不喜。
尊重對方，“請、謝謝”之類的語句要經常出現。
⑶一次郵件交待完整信息
面試邀約的內容最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。
不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會把自己不夠嚴謹的缺點直接顯露在候選人面前。
⑷盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對候選人的尊重，也是自己態度的體現。
如果是英文E-mail，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文E-mail，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
⑸對某些信息點可以標重點
這里的意思是：面試的時間、地點等重要的信息點，是允許標重點的。
但是不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。
合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
⑹合理利用圖片，表格或者小視頻等形式來輔助
一般這個用在介紹公司的那部分。
這個地方就可以動用到公司的一些聚會、晚會等活動的圖片、公司的宣傳視頻、或者是對于工作要求的表格等等，作為輔助。
4.結尾簽名
每封郵件在結尾都應該簽名，這樣候選人才可以清楚的知道發件人的主要信息。
⑴簽名信息不宜過多
簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。
⑵簽名檔文字應選擇與正文文字匹配
簽名檔的書寫文字要跟正文的文字相匹配，不要試圖標新立異。而且最好是簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。
